Ở vùng hồ Tà Đùng, phòng hội nghị có sân khấu, ghế xếp hàng, âm thanh dựng sẵn như khách sạn thành phố là thứ hiếm; thứ dễ tìm hơn là nhà sinh hoạt chung, phòng ăn rộng hoặc hiên lớn của nơi ở, dùng được cho cuộc họp, hội thảo nhỏ khoảng mười đến ba mươi người. Muốn dùng tốt, anh chị cần hỏi trước diện tích và chỗ ngồi, điện và ổ cắm, khả năng che mưa gió, rồi tự mang máy chiếu hoặc màn hình, loa, micro nếu nơi ở không có.
Nhiều đơn vị chọn Tà Đùng để họp vì không khí yên, cảnh hồ thoáng, mọi người rời văn phòng thì đầu óc nhẹ hơn. Nhưng một buổi họp tốt cần nhiều thứ hơn cảnh đẹp: ngồi đủ chỗ, nghe rõ, nhìn rõ màn hình, không bị gió thổi bay giấy tờ, không bị mưa chiều cắt ngang. Bài này giúp người tổ chức nhìn thấy trước những thứ đó.
Những kiểu không gian họp thường có ở nơi ở vùng hồ
Nhà sinh hoạt chung: nhiều homestay, farmstay có một nhà lớn để khách ăn uống, ngồi chơi. Bàn dài, ghế rời, mái che chắc chắn. Đây thường là lựa chọn tốt nhất cho cuộc họp mười lăm, hai mươi người, vì kín gió, có điện, có wifi gần nhất.
Phòng ăn của nơi ở: giữa các bữa ăn, phòng ăn được dọn lại thành chỗ họp. Bất tiện là giờ họp phải tránh giờ dọn bàn ăn, và mùi bếp có thể bay sang. Hợp cho buổi làm việc ngắn.
Một lưu ý với phòng ăn: nếu nơi ở còn khách lẻ khác, giờ ăn của họ có thể trùng giờ họp của đoàn. Hỏi chủ nhà bố trí cho khách lẻ ăn ở chỗ khác trong những giờ đó, hoặc đoàn dời giờ họp cho khớp.
Hiên rộng, chòi lớn nhìn ra hồ: đẹp, thoáng, nhưng phụ thuộc thời tiết. Buổi sáng nắng nhẹ thì rất dễ chịu; buổi chiều mùa mưa có thể phải chạy vào trong giữa chừng. Ánh sáng ngoài trời mạnh cũng làm khó nhìn màn hình máy chiếu.
Sân cỏ, khoảng đất trống: hợp với buổi nói chuyện, chia nhóm thảo luận, không hợp với buổi trình bày cần màn hình. Phải tính tới nắng, gió và côn trùng lúc chiều tối.
Ở khu vực Gia Nghĩa, khả năng tìm được phòng họp đúng nghĩa ở khách sạn hoặc trung tâm hội nghị cao hơn. Hội thảo cần nghi thức, cần thiết bị đầy đủ, cần nhiều khách mời từ các nơi thì có thể họp ở đó rồi lên vùng hồ ở các ngày còn lại.
Hỏi nơi ở những gì trước khi chọn làm chỗ họp
Ngồi được bao nhiêu người theo kiểu nào? Ngồi quanh một bàn dài, ngồi chữ U, hay xếp ghế hàng nhìn lên. Mỗi kiểu cần diện tích khác nhau. Xin chủ nhà ảnh chụp không gian đó từ nhiều phía, có người ngồi càng tốt.
Có đủ ổ điện và điện có ổn không? Máy chiếu, máy tính, loa, sạc điện thoại của ba chục người cần nhiều ổ cắm. Hỏi luôn có máy phát dự phòng khi mất điện không.
Có che chắn mưa gió được không? Hiên mở ba mặt rất đẹp nhưng gió hồ lùa mạnh, mưa tạt. Hỏi có rèm, có vách che, hoặc có chỗ dự phòng trong nhà khi thời tiết đổi.
Wifi ở chỗ họp thế nào? Nếu cần nối trực tuyến với người ở cơ quan, phải thử trước. Xem bài riêng về wifi và sóng điện thoại trong danh mục này.
Có thiết bị gì sẵn? Một số nơi có màn hình lớn, loa, bảng trắng; nhiều nơi không có gì. Biết trước để tự mang.
Trong giờ họp có khách khác dùng chung không? Nếu đoàn không giữ trọn nơi ở, khách nghỉ dưỡng có thể ra vào khu chung. Hỏi nơi ở có thể dành riêng khu đó cho đoàn vào giờ họp không.
Danh sách thiết bị nên tự mang
Người tổ chức họp ở vùng hồ quen mang theo một thùng đồ riêng, không trông hết vào nơi ở:
- Máy chiếu cỡ nhỏ và màn chiếu dựng chân, hoặc một màn hình di động; kèm dây nối với máy tính của từng loại cổng.
- Loa có micro không dây cho phòng từ hai mươi người trở lên, nhất là khi họp ở không gian mở có tiếng gió.
- Ổ cắm nối dài nhiều lỗ, đủ dài để kéo từ ổ điện gần nhất tới bàn chủ tọa.
- Bảng giấy lật, bút dạ, giấy dán ghi chú cho phần thảo luận nhóm.
- Bộ phát wifi di động và sim có sóng tốt ở khu vực, phòng khi mạng của nơi ở chậm.
- Kẹp giấy, cục chặn giấy, bìa cứng: gió hồ thổi bay tài liệu nhanh hơn người ta nghĩ.
- Đèn bàn hoặc đèn rọi nhỏ cho buổi họp kéo sang chiều tối ở nơi ánh sáng yếu.
Đồ mang theo nên kiểm ở cơ quan trước khi đi: cắm thử máy chiếu với máy tính sẽ dùng, sạc đầy loa. Lên tới vùng hồ mới phát hiện thiếu dây nối thì gần như không có chỗ mua thay.
Xếp lịch họp theo nhịp thời tiết vùng hồ
Vùng hồ Tà Đùng có buổi sáng thường dịu, sương tan dần, ánh sáng mềm; buổi chiều mùa mưa dễ có mưa rào, có khi kèm gió. Phần cần tập trung nhất, cần trình chiếu nhiều nhất, nên đặt vào buổi sáng. Buổi chiều dành cho thảo luận nhóm nhỏ, đi thực địa ngắn nếu trời đẹp, hoặc phiên tổng kết ngắn trong nhà.
Giờ nghỉ giữa phiên nên dài hơn ở phố một chút. Người ta đã lên tới đây, ai cũng muốn ra hiên nhìn hồ vài phút, uống ly cà phê. Cho mười lăm phút thay vì năm phút thì phiên sau mọi người quay vào đúng giờ và tỉnh táo hơn, không lén nhìn ra cửa sổ cả buổi.
Không nên kéo họp tới tối muộn. Đoàn vừa đi đường xa, buổi tối vùng cao se lạnh, ánh sáng nhân tạo ở không gian mở thường không đủ. Buổi tối nên dành cho bữa cơm chung và nghỉ ngơi, sáng hôm sau họp tiếp có hiệu quả hơn.
Hội thảo nhỏ có khách mời: thêm những gì
Khi cuộc họp có khách mời ngoài đơn vị, như chuyên gia, đại diện địa phương, đối tác, không gian và hậu cần cần chỉn chu hơn. Bàn chủ tọa, bảng tên ghế ngồi, nước uống và giấy bút cho từng chỗ, một góc tiếp khách khi họ tới. Nơi ở vùng hồ có thể chưa quen phục vụ kiểu này, người tổ chức nên tự chuẩn bị phần lớn và nhờ nơi ở hỗ trợ phần bàn ghế, nước uống, tiệc trà giữa giờ.
Khách mời không ngủ lại cần biết đường tới nơi họp. Gửi vị trí ghim, mô tả đoạn đường cuối, chỗ đậu xe, người đón ở cổng. Đường vào nơi ở trên đồi có khi khó tìm với người chưa từng tới, nhất là khi trời mưa.
Nếu hội thảo có ghi hình, chụp ảnh để đưa tin, nhớ hỏi trước chủ nơi ở có đồng ý cho ghi lại không gian của họ, và tránh chụp khách nghỉ khác. Hình ảnh đẹp với hồ phía sau là thứ đoàn thích mang về, nhưng phải tôn trọng những người cùng ở đó.
Với hội thảo có tính nghi thức cao, đông khách mời từ nhiều tỉnh, nên cân nhắc tổ chức phiên chính ở khu vực Gia Nghĩa, nơi có phòng hội nghị và chỗ ngủ nhiều hơn, rồi dành một ngày lên vùng hồ để đi thực địa hoặc họp nhóm nhỏ.
Sau buổi họp: trả lại không gian như lúc nhận
Không gian họp ở nơi ở vùng hồ thường cũng là chỗ ăn, chỗ sinh hoạt của khách khác. Họp xong, đoàn nên dọn bàn ghế về vị trí cũ, gom giấy tờ, ly nước, rác, tháo dây điện, trả lại đúng thứ đã mượn. Một vài phút dọn của ba chục người giúp chủ nhà đỡ cả giờ làm.
Nếu có thiệt hại, như ghế gãy, bàn trầy, ổ điện chập, nói ngay với chủ nơi ở và thống nhất cách đền bù trước khi rời đi. Giữ thể diện cho đơn vị không phải là im lặng mà là nói thẳng và xử lý tử tế.
Cuối cùng, ghi lại kinh nghiệm cho lần sau: chỗ họp ngồi được bao nhiêu người thực tế, thiết bị nào thiếu, khung giờ nào thời tiết đẹp, nơi ở hỗ trợ tốt phần nào. Ghi chú này giúp lần họp kế tiếp ở Tà Đùng trôi chảy hơn nhiều.
Ăn uống và tiệc trà giữa giờ cho buổi họp
Một buổi họp ở vùng hồ thường kéo theo nhu cầu ăn uống khác với ở phố: không có căng tin dưới tầng, không có quán cà phê bên kia đường. Nước uống, trà, cà phê, bánh trái cây giữa giờ phải đặt trước với nơi ở hoặc tự mang lên. Cà phê vùng Tà Đùng trồng nhiều, nhờ chủ nhà pha một bình lớn cho cả đoàn vừa tiện vừa đúng chất địa phương.
Bữa trưa trong ngày họp nên gọn và đúng giờ. Họp kéo dài quá giờ, bếp đã dọn lên mà đoàn chưa ra, đồ ăn nguội, chủ nhà khó xử. Người điều hành nên canh giờ, báo bếp trước khoảng nửa tiếng nếu phiên họp phải kéo dài thêm.
Đặt nước uống bằng bình lớn và ly dùng lại thay cho chai nhựa từng người là cách nhiều đoàn đã làm ở vùng hồ. Nơi ở đỡ phải xử lý cả túi rác chai nhựa sau buổi họp, mà cảnh hồ thì cũng ít bị rác bay vướng ven bờ. Một chi tiết nhỏ như vậy cũng khiến đoàn được nhớ tới như những vị khách biết cư xử.
Chọn chỗ họp theo quy mô đoàn
Đoàn khoảng mười người họp quanh một bàn dài là dễ nhất, gần như nơi ở nào có khu sinh hoạt chung rộng cũng đáp ứng được. Không cần loa, chỉ cần một màn hình hoặc máy chiếu nhỏ và chỗ ngồi đủ sáng. Kiểu họp này hợp với nhóm làm dự án, nhóm khảo sát họp tổng kết cuối ngày.
Đoàn hai mươi người đã cần tính tới âm thanh. Ngồi xa nhau ở hai đầu bàn dài, người nói nhỏ sẽ không ai nghe; gió hồ và tiếng mưa trên mái tôn còn làm khó hơn. Một bộ loa nhỏ có micro không dây giải quyết được. Ghế cũng nên xếp chữ U để mọi người nhìn thấy nhau.
Đoàn ba mươi người trở lên, có trình chiếu và khách mời, là giới hạn trên của phần lớn không gian ở nơi ở vùng hồ. Phải khảo sát trước bằng ảnh, tốt nhất có người của đoàn lên xem tận nơi hoặc nhờ chủ nhà quay một đoạn video vòng quanh không gian. Nếu thấy chật, chia làm hai phiên, hoặc đưa phiên toàn thể về khu vực có phòng hội nghị đúng nghĩa.
Câu hỏi thường gặp
Tà Đùng có phòng hội nghị như khách sạn không?
Phòng hội nghị dựng sẵn như khách sạn thành phố ở vùng hồ là hiếm. Thường dùng nhà sinh hoạt chung, phòng ăn rộng hoặc hiên lớn của nơi ở. Hội thảo cần nghi thức đầy đủ nên xem thêm ở khu vực Gia Nghĩa.
Họp ở hiên nhìn ra hồ có được không?
Được vào buổi sáng trời đẹp, nhưng gió hồ và mưa chiều có thể làm gián đoạn, ánh sáng mạnh khiến khó nhìn màn chiếu. Luôn có chỗ dự phòng trong nhà và chặn giấy tờ cẩn thận.
Cần mang thiết bị gì khi họp ở nơi ở vùng hồ?
Thường cần máy chiếu hoặc màn hình di động, dây nối, loa có micro, ổ cắm nối dài, bảng giấy và bộ phát wifi. Hỏi nơi ở có gì sẵn rồi mang phần còn thiếu, kiểm thử ở cơ quan trước khi đi.
Họp vào giờ nào ở Tà Đùng là hợp?
Buổi sáng thường dịu và ổn định hơn, hợp cho phần trình bày cần tập trung. Buổi chiều mùa mưa dễ có mưa rào, nên dành cho thảo luận nhóm ngắn trong nhà hoặc đi thực địa gần.
Khách nghỉ khác có làm phiền cuộc họp không?
Có thể, nếu đoàn không giữ trọn nơi ở và chỗ họp là khu sinh hoạt chung. Thỏa thuận với nơi ở dành riêng không gian đó cho đoàn trong giờ họp, và đoàn cũng giữ âm lượng vừa phải.
Khách mời không ngủ lại thì đón thế nào?
Gửi trước vị trí ghim của nơi họp, mô tả đoạn đường cuối, chỗ đậu xe và cử người đón ở cổng. Đường vào nơi ở trên đồi dễ nhầm với người lần đầu tới, nhất là khi trời mưa.