Đoàn công tác lên Tà Đùng mùa mưa nên có sẵn lịch dự phòng: thỏa thuận trước với nơi ở khả năng ở thêm một đêm hoặc dời ngày mà không mất cọc, xếp sẵn những việc làm được trong nhà để đổi chỗ với việc ngoài trời, và quy ước rõ ai quyết định hoãn đi hiện trường khi trời mưa lớn. Có ba thứ đó, một trận mưa chỉ làm đổi thứ tự công việc chứ không làm hỏng cả chuyến.
Vùng Tây Nguyên có mùa mưa dài, mưa thường đổ vào buổi chiều, có những đợt mưa liên tục nhiều ngày. Quanh hồ Tà Đùng, đường vào các thôn, các vườn có nhiều đoạn đất đỏ, dốc; sau mưa lớn, xe khó đi, người đi bộ cũng trơn. Bài này không dự báo thời tiết, mà bàn chuyện lưu trú và lịch làm việc: làm sao để đoàn không bị kẹt giữa một bên là lịch công tác cứng, một bên là nơi ở đã hết phòng cho đêm phát sinh.
Vì sao mưa là chuyện của lịch lưu trú chứ không chỉ của hiện trường
Một đoàn khảo sát dự tính ba ngày ngoài trời. Ngày thứ hai mưa từ trưa, phần việc còn lại phải dời sang hôm sau; ngày thứ ba lại mưa sớm. Kết quả là đoàn cần ở thêm một đêm, mà nơi ở đã nhận khách khác cho đêm đó. Hoặc ngược lại, đoàn quyết định hoãn cả chuyến vì dự báo mưa lớn, nhưng không biết nơi ở có hoàn cọc không.
Cả hai tình huống đều không phải chuyện thời tiết mà là chuyện thỏa thuận lưu trú. Ở khách sạn thành phố nhiều phòng, ở thêm một đêm gần như luôn được. Ở vùng hồ, nơi ở có ít phòng, cuối tuần thường kín, việc ở thêm hay dời ngày phụ thuộc vào việc đã nói trước với chủ cơ sở hay chưa.
Vì vậy, với đoàn đi mùa mưa, lúc đặt phòng chính là lúc lên lịch dự phòng. Đừng đợi tới khi mây đen kéo tới mới gọi hỏi.
Cũng cần nhớ rằng mùa mưa thường là mùa vắng khách ở vùng hồ, nên ngày thường mùa mưa lại là lúc dễ thỏa thuận nhất: nơi ở còn nhiều phòng trống, chủ cơ sở sẵn lòng giữ mềm thêm đêm cho đoàn, giá cả cũng dễ nói chuyện hơn mùa cao điểm. Tận dụng điều đó, đoàn công tác mùa mưa có thể có điều kiện lưu trú linh hoạt hơn hẳn đoàn đi mùa khô.
Những điều thỏa thuận trước với nơi ở
Có giữ được thêm một đêm dự phòng không? Hỏi đêm sau ngày dự kiến trả phòng còn trống không, nếu còn thì có thể giữ tạm, báo xác nhận trước một hạn nhất định. Nhiều chủ nhà đồng ý giữ mềm vào ngày thường.
Dời ngày thì cọc xử lý thế nào? Nếu hoãn vì mưa lớn, đường nguy hiểm, cọc được chuyển sang đợt khác hay mất. Thỏa thuận rõ, ghi lại bằng tin nhắn.
Giảm số đêm, giảm phòng có được không? Đoàn có thể rút ngắn vì thời tiết, hoặc chỉ một tổ ở lại làm nốt. Hỏi cách tính khi trả phòng sớm.
Ngày mưa có chỗ ngồi làm việc trong nhà không? Nhà sinh hoạt chung có mái che kín, đủ bàn, đủ điện để cả đoàn làm việc trong nhà là thứ rất quý vào ngày mưa.
Nơi ở có điện dự phòng không? Mưa gió đôi khi kéo theo mất điện. Biết trước để mang đủ sạc dự phòng, đèn.
Đường vào nơi ở sau mưa có đi được bằng xe của đoàn không? Có nơi ở nằm cuối con dốc đất, mưa lớn xe gầm thấp không lên được. Hỏi có chỗ đậu xe ở đầu dốc không, và có xe của chủ nhà đưa đón đoạn cuối khi cần không.
Hai danh sách việc: ngoài trời và trong nhà
Trưởng đoàn nên chia công việc thành hai danh sách ngay từ khi lập kế hoạch. Danh sách ngoài trời gồm đi vườn, đo đạc, lấy mẫu, chụp ảnh hiện trường, làm việc với hộ dân tại chỗ. Danh sách trong nhà gồm tổng hợp số liệu, viết báo cáo, họp nội bộ, làm việc với đầu mối ở trụ sở, phỏng vấn những người có thể mời tới nơi ở.
Buổi sáng trời khô thì ưu tiên danh sách ngoài trời, nhất là những điểm xa, dốc. Khi trời chuyển mưa, đoàn quay về làm danh sách trong nhà. Nhờ vậy, ngày mưa không phải là ngày mất, chỉ là ngày làm việc khác.
Những việc ngoài trời cần điều kiện khô ráo tuyệt đối, như chụp ảnh bằng máy bay, đo đạc bằng thiết bị nhạy với nước, nên xếp vào buổi sáng những ngày đầu, phòng khi những ngày sau mưa nhiều hơn thì phần quan trọng nhất đã xong.
Danh sách trong nhà cũng cần chuẩn bị: tài liệu mang theo, mẫu biểu, danh bạ người cần phỏng vấn, chỗ ngồi đủ điện. Nếu không chuẩn bị, ngày mưa sẽ trôi qua trong việc ngồi chờ trời tạnh.
Một cách nhiều đoàn khảo sát làm: mỗi tối, trưởng đoàn xếp lịch hôm sau theo hai phương án, phương án khô và phương án mưa, gửi cho cả đoàn. Sáng ra nhìn trời và hỏi đường, chọn một trong hai, ai cũng biết ngay việc của mình mà không cần họp lại.
Ai quyết định hoãn, và quyết định dựa vào đâu
Trong đoàn công tác, quyết định có đi hiện trường trong mưa hay không nên giao cho một người, thường là trưởng đoàn, sau khi nghe ý kiến của tài xế và người địa phương. Đừng để mỗi tổ tự quyết, vì có tổ liều đi rồi kẹt xe giữa đường đất.
Căn cứ để quyết định là tình trạng đường thực tế, không phải chỉ nhìn bầu trời ở nơi ở. Chủ nơi ở, người dẫn đường, cán bộ xã là những người biết đoạn nào sau mưa không đi được, suối nào nước lên nhanh. Hỏi họ trước khi xuất phát. Một câu "đường vào thôn đó mưa thế này chưa đi được đâu" có giá trị hơn mọi ứng dụng dự báo.
Nguyên tắc chung là an toàn trước, lịch sau. Một ngày hoãn có thể bù lại; một chiếc xe trượt dốc hay một người ngã gãy chân ở hiện trường xa thì cả chuyến công tác coi như hỏng, chưa kể hậu quả cho người đó.
Khi đã quyết hoãn phần ngoài trời, báo ngay cho những người ở hiện trường đang chờ đoàn, như chủ vườn, cán bộ xã, người dẫn đường. Họ cũng là người bận rộn, hẹn rồi không tới mà không báo là mất lòng, lần sau khó nhờ.
Khi phải ở thêm mà nơi ở đã kín
Có lúc dù đã hỏi trước, đêm phát sinh nơi ở vẫn không còn phòng. Khi đó, phương án đầu tiên là hỏi chủ nơi ở giới thiệu chỗ khác gần đó. Chủ cơ sở ở vùng hồ thường quen nhau, họ biết nhà nào còn phòng, và một lời giới thiệu giúp đoàn được đón tiếp tử tế hơn.
Phương án thứ hai là cho phần lớn đoàn về trước, chỉ để lại một tổ nhỏ làm nốt việc. Tổ nhỏ dễ tìm chỗ ngủ hơn cả đoàn. Phương án thứ ba là xuống khu vực Gia Nghĩa ngủ một đêm, nơi nhiều cơ sở lưu trú hơn, sáng hôm sau quay lên làm nốt nếu trời khô.
Dù chọn cách nào, báo ngay cho cơ quan về việc thay đổi lịch và lý do, để giấy tờ công tác được điều chỉnh. Ở thêm một đêm vì thời tiết là chuyện bình thường, chỉ cần có ghi nhận rõ ràng.
Trường hợp đoàn bị kẹt lại vì đường ra bị chia cắt tạm thời sau mưa lớn, ưu tiên ở yên tại nơi ở an toàn, giữ liên lạc với cơ quan và chính quyền địa phương, không cố vượt đoạn đường nguy hiểm. Nơi ở có bếp, có chỗ ngủ, chờ thêm một ngày vẫn tốt hơn mọi rủi ro trên đường.
Hoãn cả chuyến trước ngày đi
Nếu trước ngày đi có dự báo mưa lớn kéo dài, bão hoặc áp thấp ảnh hưởng tới Tây Nguyên, đoàn nên cân nhắc hoãn. Liên lạc với nơi ở càng sớm càng tốt, vì báo sớm thì chủ cơ sở còn kịp nhận khách khác, khả năng được chuyển cọc sang đợt sau cũng cao hơn.
Khi hoãn, xác nhận lại bằng tin nhắn: đoàn hoãn từ ngày nào, cọc giữ lại cho đợt nào, hạn chót để đặt lại. Nếu có phí phải trả, xin chứng từ để kế toán ghi nhận. Đừng chỉ nói qua điện thoại rồi để mỗi bên nhớ một kiểu.
Với những chuyến công tác không thể hoãn, như đợt kiểm tra theo lịch hay hội nghị đã mời khách, thì càng phải chuẩn bị kỹ lịch dự phòng ở trên: đêm dự phòng, danh sách việc trong nhà, phương án ngủ ở khu vực đông dân hơn nếu đường vào vùng hồ quá xấu.
Mang theo gì để ngày mưa không thành ngày khổ
Ngoài áo mưa và giày bám, người đi việc mùa mưa ở vùng hồ quen mang thêm:
- Túi chống nước cho máy tính, điện thoại, tài liệu giấy.
- Một bộ quần áo khô để thay ngay khi về, và túi đựng đồ ướt riêng.
- Khăn khô, dép đi trong nhà để không mang bùn đất đỏ vào phòng.
- Sạc dự phòng dung lượng lớn, phòng khi mất điện.
- Đồ ăn khô dự phòng, phòng khi bị kẹt ở hiện trường lâu hơn dự tính.
- Bản giấy của danh sách việc trong nhà và tài liệu cần dùng.
Nơi ở nhỏ không có dịch vụ giặt sấy lấy liền như khách sạn lớn. Hỏi chủ nhà có chỗ phơi đồ trong nhà, có máy sấy không. Ngày mưa liên tục, quần áo ướt không khô là chuyện thường; mang dư đồ vẫn hơn.
Giày ướt nên nhét giấy báo cũ hoặc khăn khô vào trong qua đêm cho mau ráo; mang hai đôi để đổi luân phiên là cách của người quen đi hiện trường vùng đồi.
Ngày mưa ở nơi ở: giữ nếp làm việc và giữ phòng sạch
Cả đoàn ở trong nhà một ngày mưa dễ biến thành một ngày lỏng lẻo. Nên giữ nếp như một ngày làm việc bình thường: giờ bắt đầu, giờ nghỉ, giờ họp tổng kết. Chia nhóm theo việc trong danh sách trong nhà, người phụ trách số liệu ngồi chỗ có điện và sóng, nhóm viết báo cáo ngồi chỗ yên.
Mưa liên tục khiến bùn đất đỏ theo giày dép vào phòng rất nhanh. Đoàn đông mà không để ý, chỉ một ngày là sàn phòng, hành lang, khu chung lấm lem, chủ nơi ở phải lau đi lau lại. Quy ước cởi giày ở hiên, dùng dép trong nhà, để áo mưa ướt ở chỗ riêng là phép lịch sự cơ bản của khách ở vùng đồi.
Độ ẩm ngày mưa cũng làm phòng dễ có mùi. Mở cửa sổ những lúc tạnh mưa, không phơi đồ ướt trong phòng ngủ nếu nơi ở có chỗ phơi chung, treo khăn tắm lên cho khô. Những việc nhỏ đó giúp giấc ngủ đêm mưa dễ chịu hơn nhiều.
Cuối ngày mưa, họp nhanh để xem việc ngoài trời còn bao nhiêu, cần bao nhiêu buổi khô để làm nốt, từ đó quyết định có cần ở thêm đêm hay không. Báo nơi ở ngay tối đó.
Câu hỏi thường gặp
Mùa mưa có nên đi công tác hiện trường ở Tà Đùng không?
Vẫn đi được nếu có lịch dự phòng: làm việc ngoài trời vào buổi sáng, chuyển sang việc trong nhà khi mưa chiều, thỏa thuận trước với nơi ở về đêm dự phòng và dời ngày. Đường đất đỏ sau mưa lớn cần hỏi người địa phương trước khi đi.
Có nên giữ thêm một đêm dự phòng khi đặt phòng?
Nên hỏi trước đêm sau ngày dự kiến trả phòng còn trống không, và thỏa thuận giữ tạm với hạn xác nhận. Ngày thường nhiều chủ nhà đồng ý giữ mềm, cuối tuần thì khó hơn.
Hoãn chuyến vì mưa thì có mất cọc không?
Tùy thỏa thuận với nơi ở. Báo càng sớm khả năng được chuyển cọc sang đợt sau càng cao. Thống nhất từ khi đặt phòng và xác nhận lại bằng tin nhắn khi hoãn, xin chứng từ nếu có phí.
Ai nên quyết định có đi hiện trường khi trời mưa?
Nên giao cho trưởng đoàn, sau khi hỏi tài xế, chủ nơi ở và người địa phương về tình trạng đường thực tế. Nguyên tắc là an toàn trước, lịch sau; một ngày hoãn có thể bù lại.
Nơi ở hết phòng cho đêm phát sinh thì làm sao?
Nhờ chủ nơi ở giới thiệu chỗ khác gần đó, cho phần lớn đoàn về trước và để tổ nhỏ ở lại, hoặc xuống khu vực Gia Nghĩa ngủ một đêm. Báo cơ quan về thay đổi lịch để điều chỉnh giấy tờ công tác.