Họp kết hợp nghỉ ở Tà Đùng hợp với hội nghị nhỏ từ mười tới ba mươi người: họp tổng kết, họp ban điều hành, họp chi hội nghề nghiệp, câu lạc bộ. Để vừa ra việc vừa được nghỉ, nên tách rõ giờ họp và giờ nghỉ (họp buổi sáng, nghỉ buổi chiều), chọn nơi ở giữ trọn được cho đoàn, có không gian chung đủ rộng, và gửi trước tài liệu để buổi họp ngắn mà chắc.
Vùng hồ Tà Đùng ở xã Tà Đùng, tỉnh Lâm Đồng có cái mà phòng họp ở phố không có: không khí mát, cảnh hồ nhiều đảo, sự yên tĩnh khiến người ta nói chuyện với nhau thong thả hơn. Nhiều đơn vị chọn đây để họp cuối năm, họp chiến lược, họp hội viên. Nhưng họp ở nơi nghỉ cũng dễ thành nghỉ là chính, họp là phụ, về rồi không ai nhớ đã quyết gì. Bài viết này bàn chuyện lưu trú và tổ chức buổi họp sao cho cả hai đều trọn; còn chương trình đi chơi, hoạt động tập thể thì là chuyện của những trang chuyên về tour.
Kiểu họp nào hợp với vùng hồ, kiểu nào không
Hợp nhất là những cuộc họp cần suy nghĩ, cần nói chuyện thẳng thắn: họp ban điều hành bàn kế hoạch năm, họp tổng kết của nhóm nhỏ, họp hội viên chi hội nghề nghiệp, họp nhóm dự án sau một giai đoạn căng thẳng. Những cuộc họp này cần ít thiết bị, cần không gian yên, cần người tham dự rời xa điện thoại công việc một chút. Vùng hồ đáp ứng tốt.
Kém hợp là hội nghị đông, nghi thức cao, có nhiều khách mời từ xa, cần sân khấu, âm thanh lớn, phóng viên đưa tin. Nơi ở vùng hồ phần lớn là cơ sở nhỏ, không gian chung giới hạn, đường đi lại không thuận cho khách mời đi về trong ngày. Hội nghị kiểu này nên tổ chức ở khu vực có phòng hội nghị đúng nghĩa, nếu muốn có thêm phần vùng hồ thì làm một ngày riêng.
Ở giữa là các cuộc họp vừa phải, khoảng hai mươi, ba mươi người, có trình chiếu, có thảo luận nhóm. Làm được ở vùng hồ, nhưng phải chọn nơi ở có không gian chung đủ rộng, chuẩn bị thiết bị kỹ, và chấp nhận một số bất tiện so với phòng họp khách sạn phố.
Một khung chương trình hai ngày một đêm
Khung dưới đây là gợi ý cách chia giờ họp, giờ nghỉ cho đoàn tới vào sáng ngày đầu; mỗi đơn vị điều chỉnh theo nội dung riêng:
| Thời điểm | Việc | Ghi chú về lưu trú |
|---|---|---|
| Sáng ngày 1 | Di chuyển, tới nơi, nhận phòng hoặc gửi đồ | Hỏi trước nơi ở có cho nhận phòng sớm không |
| Chiều ngày 1 | Phiên họp chính đầu tiên | Không gian chung đã dọn sẵn, thiết bị đã thử |
| Tối ngày 1 | Bữa tối chung, nói chuyện tự do | Kết thúc sớm, giữ yên cho khách khác |
| Sáng ngày 2 | Phiên họp thứ hai, chốt quyết định | Buổi sáng thường dịu, đầu óc tỉnh |
| Trưa ngày 2 | Ăn trưa, trả phòng | Thống nhất giờ trả phòng muộn nếu cần |
| Chiều ngày 2 | Về | Kiểm hoá đơn, chứng từ trước khi rời |
Với hội nghị ba ngày hai đêm, có thể dành nguyên một buổi chiều cho nghỉ ngơi tự do. Đừng xếp kín mọi khung giờ, vì người ta tới vùng hồ cũng để có khoảng trống. Một buổi chiều ngồi hiên nhìn hồ, nói chuyện với đồng nghiệp ngoài giờ họp đôi khi ra được nhiều ý hơn cả phiên chính.
Nếu đoàn tới từ xa, đi đêm hoặc đi từ sáng sớm, nên lùi phiên đầu tiên sang chiều và để buổi trưa cho mọi người tắm rửa, nghỉ ngắn.
Chọn nơi ở cho hội nghị nhỏ
Giữ trọn được cơ sở hoặc một khu. Hội nghị nội bộ cần riêng tư, nói chuyện thoải mái về kế hoạch, số liệu. Có khách lạ ngồi ở bàn bên cạnh thì không ai nói thật. Hỏi nơi ở có thể dành trọn cho đoàn không.
Có không gian chung đủ cho cả đoàn ngồi một chỗ. Nhà sinh hoạt chung, phòng ăn lớn, hiên rộng có mái che chắc. Xin ảnh, hỏi sức chứa thực tế.
Phòng ngủ đủ cho cách xếp mà đơn vị muốn. Ban điều hành có thể cần phòng riêng, hội viên thì ghép đôi được. Đếm trước, xem bài riêng về xếp phòng cho đoàn đông.
Bếp nấu được cho cả đoàn. Hội nghị ở vùng hồ gần như luôn ăn tại nơi ở. Bếp phải đủ sức nấu ba bữa cho ba chục người, kèm trà nước giữa giờ.
Xuất được chứng từ như đơn vị cần. Chi phí hội nghị phải quyết toán. Hỏi về hoá đơn ngay từ đầu.
Giữ cho buổi họp ra việc
Họp ở nơi nghỉ, kẻ thù lớn nhất của buổi họp là sự lơi lỏng. Mọi người vào phòng muộn vì còn đứng chụp ảnh, điện thoại để bàn rồi nhìn ra hồ, thảo luận lan man vì không ai muốn căng thẳng. Cách giữ nhịp đơn giản: gửi tài liệu trước ít nhất vài ngày để mọi người đọc ở nhà; mỗi phiên có một người điều hành giữ giờ; mỗi phiên kết thúc bằng một danh sách việc, ai làm, khi nào xong.
Phiên họp nên ngắn hơn ở phố. Hai phiên chín mươi phút có nghỉ giữa giờ thường hiệu quả hơn một phiên dài cả buổi. Người tham dự biết sẽ có giờ ra hiên, uống cà phê, nhìn hồ thì cũng dễ ngồi yên hơn trong giờ họp.
Biên bản nên được viết ngay trong ngày, gửi cho mọi người trước khi về. Họp ở vùng hồ, về tới phố là cuốn vào việc ngay, những gì đã nói ở hiên nhìn hồ rất dễ trôi theo. Có biên bản trong tay, chuyến đi để lại được việc cụ thể.
Một mẹo nhỏ mà nhiều nhóm áp dụng: dành mười lăm phút đầu phiên sáng hôm sau để nhắc lại những gì đã chốt hôm trước. Sau một đêm ngủ ở vùng hồ, đầu óc ai cũng nhẹ, nhìn lại quyết định hôm qua thường thấy rõ hơn chỗ cần sửa, trước khi mọi thứ thành văn bản chính thức.
Thời điểm đi: tránh lúc vùng hồ đông nhất
Hội nghị nhỏ có lợi thế là thường tự chọn được ngày. Nếu được, nên chọn giữa tuần, tránh cuối tuần và các dịp nghỉ lễ, khi khách du lịch lên đông, nơi ở khó giữ trọn cho đoàn, đường đi cũng đông hơn. Giữa tuần, nơi ở vắng, chủ cơ sở có nhiều thời gian chăm cho đoàn, không khí cũng đúng là yên tĩnh như mọi người mong đợi.
Thời tiết cũng cần tính. Mùa mưa ở Tây Nguyên thường có mưa chiều, nhiều ngày mưa kéo dài, đường đất trơn. Họp trong nhà thì không sao, nhưng phần nghỉ ngơi ngoài trời bị ảnh hưởng, và đường đi về có thể chậm. Mùa khô thì trời đẹp nhưng lại là mùa đông khách. Người tổ chức cân nhắc giữa hai điều đó, đặt sớm khi đã chọn được ngày.
Với họp tổng kết cuối năm, nhiều đơn vị cùng có nhu cầu trong một khoảng thời gian ngắn, nơi ở tốt sẽ kín lịch sớm. Nếu đã quen một nơi, nên giữ chỗ cho năm sau ngay khi kết thúc năm nay.
Những điều nên tránh khi họp ở nơi nghỉ vùng hồ
Tránh biến buổi tối thành tiệc ồn ào kéo dài. Hội nghị nhỏ dễ chuyển thành liên hoan, và ở vùng hồ đêm yên, tiếng hát hò vang rất xa. Nếu nơi ở còn khách khác hay gần nhà dân, đó là sự làm phiền thật sự. Kết thúc bữa tối ở một giờ hợp lý, ai muốn trò chuyện thêm thì ngồi nhỏ nhẹ.
Tránh để rác, giấy tờ họp, chai lọ lại ở không gian chung hay quanh hồ. Cảnh đẹp của vùng hồ là thứ mọi người cùng hưởng, đoàn nên để lại nơi ở sạch hơn lúc tới.
Tránh đặt lịch quá kín đến mức không ai được nghỉ. Mục đích của việc chọn vùng hồ là để có khoảng thở. Nếu lịch kín như họp ở phố, thì chi phí và thời gian di chuyển lên đây trở nên khó giải thích với chính người tham dự.
Tránh tự ý tổ chức các hoạt động ra mặt hồ, vào rừng khi chưa hỏi người địa phương và chưa có hướng dẫn an toàn. Những phần đó nếu có, nên làm với đơn vị chuyên tổ chức, không phải trong phạm vi lưu trú.
Hội nghị của chi hội, câu lạc bộ: người tham dự tự trả tiền
Khác với hội nghị công ty, họp chi hội nghề nghiệp, câu lạc bộ, hội đồng hương thường có người tham dự tự trả phần lưu trú của mình, mỗi người một mức chi tiêu. Khi đó, người tổ chức nên chọn nơi ở có nhiều loại phòng, để người muốn ở riêng có phòng riêng, người muốn tiết kiệm có phòng ghép, mà cả đoàn vẫn ở chung một chỗ để họp.
Thông báo rõ từ đầu: mỗi loại phòng thế nào, ăn uống tính chung hay riêng, đặt cọc ra sao, hạn chót đăng ký. Thu và chi minh bạch, có danh sách ai đã trả bao nhiêu, gửi lại cho mọi người sau chuyến đi. Tiền bạc rõ ràng thì lần sau hội viên còn hăng hái đi tiếp.
Nên có một người giữ liên lạc với nơi ở thay cho cả hội, đừng để từng hội viên gọi riêng cho chủ nhà hỏi đủ thứ. Chủ cơ sở nhỏ ở vùng hồ sẽ rất cảm ơn sự gọn gàng này, và đoàn cũng tránh được chuyện mỗi người nhận một câu trả lời khác nhau.
Hội nghị kiểu này hay có người đi kèm gia đình. Nếu cho phép, sắp xếp người nhà ở khu riêng, có hoạt động riêng trong giờ họp, để phiên họp không bị gián đoạn bởi trẻ nhỏ chạy ra chạy vào.
Chuẩn bị lưu trú: danh sách việc cho người tổ chức
Vài tuần trước: chốt ngày, chốt số người, liên hệ nơi ở, hỏi giữ trọn, hỏi không gian họp, bữa ăn, chứng từ; đặt cọc và nhận xác nhận. Một tuần trước: gửi bảng xếp phòng, lịch ăn, danh sách người ăn kiêng, yêu cầu thiết bị; gửi tài liệu họp cho người tham dự. Vài ngày trước: gọi lại xác nhận, hỏi thời tiết và đường đi, nhắc người tham dự mang áo ấm, áo mưa.
Ngày tới: người tổ chức tới sớm, kiểm không gian họp, thử thiết bị, nhận chìa khóa phòng. Trong thời gian ở: mỗi tối rà lại với chủ nơi ở về bữa ăn, giờ giấc hôm sau. Ngày về: trả phòng theo danh sách, kiểm hoá đơn, dọn không gian họp.
Muốn xem một nơi ở cụ thể gần hồ cho đoàn nhỏ, anh chị có thể tham khảo TaDungVilla.com, rồi hỏi trực tiếp về sức chứa, không gian chung và chứng từ trước khi chốt.
Câu hỏi thường gặp
Tà Đùng có hợp để tổ chức hội nghị nhỏ không?
Hợp với hội nghị nội bộ mười tới ba mươi người cần không gian yên để bàn bạc, như họp ban điều hành, tổng kết nhóm, họp chi hội. Hội nghị đông, nghi thức cao nên tổ chức ở nơi có phòng hội nghị đúng nghĩa.
Nên chia giờ họp và giờ nghỉ thế nào?
Thường họp buổi sáng khi đầu óc tỉnh và thời tiết dịu, để buổi chiều nghỉ hoặc họp nhóm nhỏ. Mỗi phiên khoảng chín mươi phút có nghỉ giữa giờ, không xếp kín mọi khung giờ.
Có cần giữ trọn nơi ở cho hội nghị không?
Nên giữ trọn nếu được, để đoàn có không gian riêng, nói chuyện nội bộ thoải mái và không làm phiền khách khác. Nơi ở nhỏ thường đồng ý nếu được báo sớm và có đặt cọc.
Họp ở nơi nghỉ làm sao để không thành đi chơi?
Gửi tài liệu trước, có người điều hành giữ giờ, mỗi phiên kết thúc bằng danh sách việc cụ thể, viết biên bản ngay trong ngày và gửi trước khi về. Phiên ngắn, có nghỉ giữa giờ giúp mọi người tập trung hơn.
Nên tổ chức hội nghị ở Tà Đùng vào thời điểm nào?
Giữa tuần thường thuận hơn cuối tuần và ngày lễ vì nơi ở vắng, dễ giữ trọn. Mùa mưa có mưa chiều, mùa khô đẹp trời nhưng đông khách, nên chọn ngày sớm và đặt chỗ ngay.