Với đoàn công tác ở Tà Đùng, muốn quyết toán gọn thì phải thống nhất với nơi ở ngay khi đặt phòng: đơn vị nào đứng tên, xuất một hoá đơn chung cho cả đoàn hay từng người, kèm bảng kê phòng và số đêm, thanh toán chuyển khoản từ tài khoản cơ quan hay tạm ứng. Cơ sở lưu trú quanh hồ có doanh nghiệp, có hộ kinh doanh, có nhà dân cho thuê, khả năng xuất chứng từ khác nhau, nên hỏi trước, đừng để tới lúc trả phòng.
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp có quy chế chi tiêu nội bộ riêng về công tác phí, và quy định về hoá đơn cũng được cập nhật theo thời gian. Bài này không nói thay quy chế của đơn vị anh chị, cũng không nêu mức chi cụ thể. Điều bài làm được là chỉ ra những chỗ đoàn công tác hay vấp khi ở vùng hồ, nơi phần lớn cơ sở lưu trú có quy mô nhỏ, và cách hỏi trước để khỏi lặn lội gọi điện xin chứng từ sau chuyến đi.
Vì sao chứng từ ở vùng hồ cần hỏi kỹ hơn ở phố
Ở khách sạn thành phố, xuất hoá đơn điện tử cho công ty là việc lễ tân làm hằng ngày: đưa tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hoá đơn là xong. Ở vùng hồ Tà Đùng, người nhận đặt phòng có khi là chủ nhà kiêm luôn nấu ăn, dọn phòng. Cơ sở có thể là doanh nghiệp, có thể là hộ kinh doanh, có thể chỉ là nhà dân có phòng cho khách thuê theo mùa. Mỗi kiểu có nghĩa vụ và khả năng xuất chứng từ khác nhau theo quy định hiện hành.
Đoàn công tác thì lại cần chứng từ chặt hơn khách du lịch. Kế toán cơ quan sẽ hỏi: hoá đơn có đúng tên đơn vị không, có ghi rõ dịch vụ lưu trú, số đêm, số phòng không, ngày trên hoá đơn có khớp với ngày công tác trên giấy đi đường không. Thiếu một chi tiết là người đi phải liên lạc lại với nơi ở, mà lúc đó họ đã quay về guồng việc ở thành phố.
Vì vậy, chọn nơi ở cho đoàn công tác ở vùng hồ, khả năng xuất chứng từ nên được đặt lên ngang với số phòng và bữa ăn. Nơi ở đẹp đến đâu mà không đáp ứng được yêu cầu chứng từ của đơn vị thì người làm hậu cần cũng khó đề xuất.
Năm việc cần chốt với nơi ở ngay khi đặt
Những điểm dưới đây nên ghi vào tin nhắn xác nhận đặt phòng, để cả hai bên cùng giữ một bản:
- Hình thức cơ sở: hỏi nơi ở đang hoạt động dưới dạng doanh nghiệp hay hộ kinh doanh, có xuất được hoá đơn cho đơn vị không, hoá đơn loại nào. Câu trả lời này quyết định đoàn ở đây hay tìm nơi khác.
- Thông tin xuất hoá đơn: gửi trước tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ đúng như đăng ký, email nhận hoá đơn. Gõ lại tay dễ sai một chữ, nên gửi bằng văn bản để họ sao chép.
- Một hoá đơn hay nhiều: đoàn thanh toán chung thì thường xin một hoá đơn cho cả đoàn, kèm bảng kê. Nếu mỗi người tự thanh toán rồi về thanh toán lại theo quy chế đơn vị thì cần hoá đơn riêng, nói rõ từ đầu.
- Những khoản gộp vào: phòng, ăn uống, phòng họp, nước uống giữa giờ có xuất chung một hoá đơn không, hay tách ra. Một số đơn vị yêu cầu tách tiền phòng với tiền ăn, hỏi kế toán của mình trước.
- Cách thanh toán: chuyển khoản từ tài khoản đơn vị, chuyển khoản cá nhân rồi tạm ứng, hay tiền mặt. Hỏi tên tài khoản nhận tiền có khớp với tên cơ sở xuất hoá đơn không.
Bảng kê và danh sách đoàn: hai tờ giấy đỡ cả chục cuộc gọi
Một hoá đơn chung cho cả đoàn thường đi kèm bảng kê chi tiết: ngày nhận, ngày trả, số phòng, loại phòng, số đêm, đơn giá, thành tiền, các dịch vụ khác. Nhiều cơ sở nhỏ không quen lập bảng kê, người phụ trách hậu cần có thể soạn sẵn mẫu, nhờ chủ nơi ở điền và xác nhận. Mẫu có sẵn thì họ làm nhanh, ít sai.
Danh sách đoàn cũng là thứ nên có: họ tên từng người, phòng ở, số đêm. Danh sách này dùng cho việc khai báo lưu trú của nơi ở theo quy định, đồng thời là căn cứ để đối chiếu khi quyết toán. Gửi một lần cho nơi ở ngay khi tới, có thay đổi thì cập nhật.
Với đoàn chia hai nơi ở, mỗi nơi một bảng kê, một danh sách. Đừng để một nơi xuất hoá đơn cho cả phần của nơi kia, vì như vậy chứng từ không phản ánh đúng việc thật, kế toán có thể không chấp nhận.
Giữ bản chụp xác nhận đặt phòng, tin nhắn trao đổi, biên nhận chuyển khoản cùng với hoá đơn. Khi cơ quan cần giải trình, chuỗi giấy tờ này cho thấy rõ đoàn đã ở đâu, bao nhiêu đêm, trả tiền thế nào.
Khi nơi ở không xuất được hoá đơn như đơn vị cần
Có những nơi ở rất hợp với đoàn về vị trí, về bữa ăn, nhưng không xuất được hoá đơn theo yêu cầu của đơn vị. Trường hợp này, đừng tìm cách xoay xở chứng từ không đúng sự thật, như nhờ một cơ sở khác xuất hộ hay ghi sai ngày, sai dịch vụ. Những cách đó có thể làm khó cho cả đoàn lẫn cơ sở lưu trú khi bị kiểm tra.
Lựa chọn thẳng thắn là: hỏi kế toán đơn vị xem quy chế có cách thanh toán nào phù hợp với cơ sở không có hoá đơn kiểu đó không; nếu không, chọn nơi ở khác đáp ứng được, chấp nhận vị trí kém thuận hơn một chút. Với đoàn đi nhiều ngày, có thể kết hợp: ở nơi xuất được chứng từ, còn bữa ăn, phòng họp thì thỏa thuận với nơi khác nếu quy chế cho phép.
Quy định về hoá đơn điện tử, về nghĩa vụ của hộ kinh doanh đã thay đổi nhiều lần trong mấy năm gần đây. Trước mỗi chuyến đi, người làm hậu cần nên hỏi lại kế toán đơn vị những yêu cầu đang áp dụng, đừng dựa vào kinh nghiệm của chuyến đi cũ.
Đặt cọc, huỷ phòng và chứng từ khi lịch thay đổi
Đoàn đông thường phải đặt cọc để nơi ở giữ trọn cơ sở. Khoản cọc nên có biên nhận rõ ràng, ghi tên đơn vị, số tiền, những đêm được giữ phòng và điều kiện hoàn cọc. Khi quyết toán, khoản cọc được trừ vào tổng thanh toán, hoá đơn cuối cùng phản ánh tổng số tiền đoàn thực trả.
Đoàn công tác hay đổi lịch: cuộc họp dời ngày, mưa lớn phải hoãn chuyến, người được cử thay đổi. Thống nhất từ đầu với nơi ở về việc đổi ngày, giảm phòng, huỷ đặt: báo trước bao lâu thì được hoàn cọc, giữ cọc chuyển sang đợt khác được không. Ghi lại bằng tin nhắn.
Nếu có khoản phí huỷ phải trả, hỏi nơi ở xuất chứng từ cho khoản đó, vì kế toán đơn vị cũng cần căn cứ để ghi nhận. Không có chứng từ, khoản tiền mất đi đó dễ thành gánh nặng cá nhân của người làm hậu cần.
Sau chuyến đi: kiểm ngay trước khi rời khỏi vùng hồ
Thói quen tốt nhất là kiểm hoá đơn ngay khi trả phòng, ngồi cùng chủ nơi ở năm phút đối chiếu từng dòng trên bảng kê với thực tế: số phòng, số đêm, bữa ăn, phòng họp. Hoá đơn điện tử thường được gửi qua email; mở ra xem ngay khi còn ở đó, có sai thì nhờ sửa luôn.
Nếu hoá đơn chỉ được gửi vài ngày sau, ghi lại tên người phụ trách ở nơi ở, cách liên lạc, ngày hẹn gửi. Một tuần sau chưa thấy thì nhắc nhẹ. Đừng để quá lâu, vì quy định về thời điểm lập hoá đơn có liên quan tới ngày cung cấp dịch vụ.
Cuối cùng, ghi chú cho đơn vị: nơi ở nào xuất chứng từ thuận, nơi nào cần chuẩn bị gì thêm. Chuyến công tác sau lên Tà Đùng, người đi sẽ biết chọn ngay nơi phù hợp với yêu cầu của kế toán, khỏi mất công hỏi lại từ đầu.
Khai báo lưu trú cho đoàn: trách nhiệm của ai
Theo nguyên tắc chung về quản lý cư trú, cơ sở lưu trú có trách nhiệm thông báo lưu trú cho khách tới ở. Với đoàn đông, việc này cần danh sách đầy đủ họ tên và giấy tờ tùy thân của từng người. Người phụ trách hậu cần nên chuẩn bị sẵn danh sách này, gửi cho nơi ở khi tới, để chủ cơ sở làm thủ tục nhanh mà không phải gom căn cước của ba chục người.
Chi tiết cách thông báo, thời hạn, kênh thông báo do quy định hiện hành và hướng dẫn của công an địa phương quyết định; đoàn không cần thuộc lòng, chỉ cần phối hợp khi nơi ở yêu cầu. Trong đoàn có người nước ngoài thì báo trước cho nơi ở ngay lúc đặt, vì thủ tục với khách nước ngoài có yêu cầu riêng, không phải cơ sở nào cũng quen làm.
Danh sách đoàn dùng cho khai báo lưu trú cũng chính là căn cứ để khớp với chứng từ sau này. Họ tên trên danh sách, số người, số đêm khớp với bảng kê và hoá đơn thì hồ sơ công tác chặt chẽ, ít bị hỏi lại. Lưu ý giữ danh sách có thông tin cá nhân cẩn thận, chỉ gửi cho người cần dùng.
Giấy đi đường, xác nhận nơi đến và những giấy tờ khác
Nhiều cơ quan vẫn dùng giấy đi đường hoặc mẫu tương tự để ghi nhận ngày đến, ngày đi của người công tác, có chữ ký và dấu xác nhận của nơi đến. Ở vùng hồ, nơi đến có khi là đơn vị làm việc ở xã, có khi là doanh nghiệp, có khi chỉ là vườn của hộ dân. Người đi nên hỏi trước đơn vị mình cần xác nhận ở đâu, ai ký, để chủ động xin xác nhận trong lúc làm việc, đừng chờ tới ngày về.
Cơ sở lưu trú thường không phải nơi xác nhận ngày công tác; họ chỉ xác nhận việc lưu trú qua hoá đơn và bảng kê. Đừng nhờ chủ nơi ở ký đóng dấu vào những giấy tờ không thuộc trách nhiệm của họ, vừa làm khó họ vừa có thể làm hồ sơ của mình không hợp lệ.
Biên nhận các khoản nhỏ khác như tiền thuê xe tại chỗ, tiền thuê người dẫn đường, tiền ăn ở quán cũng nên xin ngay khi trả tiền. Ở vùng nông thôn, nhiều người bán không quen xuất chứng từ; biết trước để đơn vị hướng dẫn cách ghi nhận phù hợp với quy chế.
Câu hỏi thường gặp
Homestay ở Tà Đùng có xuất hoá đơn cho cơ quan được không?
Tùy cơ sở. Nơi hoạt động dưới dạng doanh nghiệp thường xuất được hoá đơn điện tử; hộ kinh doanh và nhà dân cho thuê thì khả năng khác nhau theo quy định hiện hành. Hỏi rõ trước khi đặt phòng cho đoàn.
Đoàn nhiều người nên lấy một hoá đơn hay mỗi người một hoá đơn?
Tùy quy chế chi tiêu của đơn vị. Đoàn thanh toán chung thường lấy một hoá đơn kèm bảng kê phòng và số đêm; nếu từng người tự thanh toán rồi về thanh toán lại thì cần hoá đơn riêng. Hỏi kế toán trước chuyến đi.
Bảng kê phòng nghỉ cần những thông tin gì?
Thường gồm ngày nhận, ngày trả, số phòng, loại phòng, số đêm, đơn giá, thành tiền và các dịch vụ khác như ăn uống, phòng họp. Người phụ trách hậu cần nên soạn mẫu sẵn để nơi ở điền và xác nhận.
Nơi ở hợp với đoàn nhưng không xuất được hoá đơn thì làm sao?
Hỏi kế toán đơn vị xem quy chế có cách thanh toán phù hợp không; nếu không, chọn nơi ở khác đáp ứng được. Không nên nhờ cơ sở khác xuất hộ hay ghi sai thông tin, vì có thể gây rắc rối khi kiểm tra.
Huỷ phòng của đoàn thì chứng từ khoản phí huỷ thế nào?
Thống nhất điều kiện huỷ và hoàn cọc ngay từ khi đặt. Nếu phải trả phí huỷ, xin nơi ở chứng từ cho khoản đó để kế toán đơn vị có căn cứ ghi nhận, tránh thành khoản chi cá nhân của người đi.
Khi nào nên kiểm hoá đơn lưu trú?
Ngay lúc trả phòng, khi còn ở nơi ở. Đối chiếu bảng kê với số phòng, số đêm, bữa ăn thực tế và mở hoá đơn điện tử ra xem. Sai sót sửa tại chỗ nhanh hơn nhiều so với liên lạc lại sau chuyến đi.