Đặt phòng cho người khác ở Tà Đùng được, cả qua ứng dụng lẫn gọi thẳng chủ, miễn là ghi đúng tên người sẽ ở, báo rõ ai trả tiền, ai là người liên lạc khi có việc, và giao đủ xác nhận cho người đi. Người ở phải tự mang giấy tờ tuỳ thân của mình khi nhận phòng; người đặt không cần có mặt, nhưng cần có thể nghe máy trong ngày khách đến.
Đặt hộ là chuyện thường gặp: con đặt cho bố mẹ lên hồ nghỉ vài hôm, thư ký đặt cho khách của công ty, một người trong nhóm bạn đặt chung cho cả hội. Ở vùng hồ, nơi phần lớn chỗ ở là cơ sở nhỏ và đường vào không dễ tìm, khoảng cách giữa người đặt và người ở dễ sinh ra lỡ việc: chủ gọi người đặt trong khi người ở đang loay hoay ngoài cổng. Bài này đi qua từng chỗ dễ vấp và cách khép lại.
Người đặt và người ở: hai vai khác nhau
Trong một lượt đặt hộ có hai vai. Người đặt là người chọn phòng, trả tiền hoặc chuyển cọc, nhận thư xác nhận. Người ở là người thật sự đến, xuất trình giấy tờ, ngủ trong phòng và được cơ sở khai báo lưu trú. Ở khách sạn thành phố, lễ tân quen tách hai vai này; ở cơ sở nhỏ quanh hồ, chủ có thể chỉ lưu số điện thoại của người đặt và nghĩ đó là khách sẽ đến.
Vì vậy, điều đầu tiên là nói rõ cho cơ sở biết đây là đặt hộ. Trên ứng dụng, phần lớn trang đặt phòng có ô ghi tên khách lưu trú tách với tên người đặt; điền đúng tên người ở vào ô đó. Khi gọi thẳng, nói ngay từ đầu: "Em đặt cho bố mẹ em, hai cụ sẽ tự lên, đây là tên và số điện thoại của bố em". Câu đó giúp chủ ghi đúng người, gọi đúng người.
Cũng nên thống nhất trong nhà ai sẽ là người liên lạc chính trong ngày đến. Nếu người ở ít dùng điện thoại hoặc không quen nhắn tin, người đặt nên giữ vai này, nhưng phải chắc là mình nghe máy được vào khung giờ khách đến. Nếu người ở tự xoay xở được, giao hẳn cho họ để chủ không phải gọi qua trung gian.
Những thông tin cần gửi chủ khi đặt hộ
Một tin nhắn gửi chủ ngay sau khi đặt nên có đủ các dòng sau. Thiếu dòng nào, chủ sẽ phải đoán hoặc gọi hỏi lại vào lúc không tiện:
- Tên người đặt, số điện thoại, mã đặt phòng nếu đặt qua ứng dụng.
- Tên đầy đủ của từng người sẽ ở, ai là người đại diện nhận phòng.
- Số điện thoại của người ở, kèm ghi chú người đó nghe máy hay chỉ nhắn tin được.
- Giờ đến dự kiến và phương tiện: tự lái, đi xe khách rồi nhờ đón, hay có tài xế đưa lên.
- Đã thanh toán đủ hay còn phần trả khi đến, ai sẽ trả phần còn lại.
- Nhu cầu riêng của người ở: tầng trệt, phòng gần chỗ đậu xe, ăn chay, kiêng món gì.
- Có cần hoá đơn không, xuất cho ai, gửi về đâu.
Gửi cùng một tin cho người ở, để hai bên nắm một bản thông tin giống nhau. Khi chủ gọi người ở, người ở không phải trả lời "để con mình hỏi lại".
Đặt hộ qua ứng dụng: tài khoản của ai, thông báo về đâu
Khi đặt qua ứng dụng, mọi thông báo, thư xác nhận, tin nhắn của cơ sở đều về tài khoản của người đặt. Người ở không thấy gì, kể cả khi chủ nhắn hỏi giờ đến hay báo đổi phòng. Đó là lý do người đặt cần mở ứng dụng thường xuyên trong vài ngày trước chuyến đi và trong ngày khách đến, rồi chuyển ngay những gì liên quan cho người ở.
Một số ứng dụng cho thêm địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại của khách lưu trú để họ nhận thông tin trực tiếp; nếu có, điền vào. Nếu không, nhắn chủ qua kênh trong ứng dụng, xin phép cho người ở liên lạc thẳng bằng điện thoại. Phần lớn chủ cơ sở nhỏ thích cách này vì tiện hơn cho họ.
Với đặt hộ cho khách của công ty, tránh dùng tài khoản cá nhân của nhân viên nếu công ty có tài khoản chung, vì nhân viên nghỉ phép hay đổi việc thì không ai theo dõi đơn. Ghi chú trong đơn tên người phụ trách để cơ sở biết gọi ai khi cần.
Giấy tờ khi nhận phòng: người ở phải tự mang
Cơ sở lưu trú có nghĩa vụ khai báo lưu trú cho khách theo quy định về cư trú, nên khi nhận phòng, chủ hoặc lễ tân sẽ hỏi giấy tờ tuỳ thân của người ở chứ không phải của người đặt. Với công dân Việt Nam thường là căn cước hoặc thông tin định danh điện tử; với khách nước ngoài là hộ chiếu. Quy định chi tiết có thể thay đổi, nên khi đặt cho người lớn tuổi hay khách quốc tế, hỏi trước cơ sở cần những gì để người ở chuẩn bị đủ.
Điều dễ quên khi đặt hộ cho bố mẹ là các cụ để giấy tờ ở nhà vì nghĩ con đã đặt rồi. Nhắc thẳng trong tin nhắn: mỗi người mang theo căn cước của mình. Với trẻ em đi cùng ông bà, hỏi cơ sở cần giấy tờ gì cho trẻ, vì cách làm mỗi nơi có thể khác nhau.
Với khách của công ty, nhất là khách nước ngoài, gửi trước cho cơ sở họ tên đúng như trên hộ chiếu để chủ chuẩn bị khai báo. Đừng chỉ gửi tên gọi thân mật hay tên viết tắt; lúc nhận phòng, sai một chữ cái cũng làm mất thời gian đối chiếu.
Ba trường hợp đặt hộ hay gặp và điểm cần chú ý
Mỗi kiểu đặt hộ có chỗ dễ vấp riêng. Bảng dưới gom lại để người đặt rà nhanh trước khi giao việc cho người đi:
| Trường hợp | Chỗ dễ vấp | Cách khép lại |
|---|---|---|
| Đặt cho bố mẹ, ông bà | người ở không quen nhắn tin, không đọc được xác nhận trên điện thoại | in hoặc viết tay tờ thông tin; người đặt giữ vai liên lạc |
| Đặt cho khách của công ty | chủ không biết ai trả tiền, hoá đơn xuất cho ai | ghi rõ công ty thanh toán, thông tin xuất hoá đơn gửi trước |
| Đặt chung cho nhóm bạn | mỗi người hỏi chủ một kiểu, tiền chia không rõ | một người đầu mối; chia tiền trong nhóm, chủ chỉ làm việc với một người |
| Người đặt ở xa, người ở đi trước | đến nơi chủ không khớp tên người ở | ghi đúng tên người ở trên đơn, nhắn chủ kèm số người ở |
| Đặt làm quà tặng | người nhận muốn đổi ngày nhưng không có quyền trên đơn | nói trước với người nhận về điều kiện đổi, huỷ của đơn đặt |
Trường hợp đặt làm quà, như tặng bố mẹ một chuyến nghỉ kỷ niệm, người đặt nên chọn giá có thể đổi ngày, vì người được tặng ít khi chủ động được lịch theo ý người tặng.
Ai trả tiền và ai nhận hoá đơn
Khi người đặt trả trước qua ứng dụng hoặc chuyển cọc, cần báo chủ phần còn lại ai trả. Nếu người đặt đã trả đủ, ghi rõ "đã thanh toán đủ, chỉ phát sinh thêm nếu có" để chủ không thu lại của người ở. Ngược lại, nếu người ở sẽ trả khi đến, nhắc người ở mang theo cách trả phù hợp, vì không phải nơi nào ở vùng hồ cũng nhận thẻ.
Với khách công ty, chứng từ là chuyện phải chốt trước. Gửi chủ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, thư điện tử nhận hoá đơn điện tử, và nói rõ khoản nào công ty chi, khoản nào khách tự trả như đồ uống, giặt ủi. Nhiều cơ sở nhỏ vẫn xuất được hoá đơn, nhưng cần biết từ trước để không xuất nhầm tên người ở. Nếu đặt qua ứng dụng, đọc kỹ phần chứng từ: có trường hợp bên xuất là sàn, không phải cơ sở.
Các khoản phát sinh tại chỗ là chỗ dễ lấn cấn: thêm một người ngủ giường phụ, gọi thêm bữa tối, trả phòng muộn. Thống nhất trước với người ở: những khoản này họ tự trả hay báo người đặt chuyển. Một câu nói trước tránh cảnh chủ khó xử giữa hai bên.
Giao xác nhận cho người đi
Xác nhận nằm trong hộp thư của người đặt thì người ở không dùng được. Trước ngày đi, làm mấy việc sau:
- Chụp màn hình thư xác nhận hoặc tin nhắn tóm tắt của chủ, có tên cơ sở, ngày, số phòng, số tiền đã trả.
- Gửi ảnh đó cho người ở, kèm định vị cơ sở và số điện thoại của chủ.
- Với người lớn tuổi, in ra hoặc viết tay một tờ gồm tên nơi ở, tên chủ, giờ nhận phòng, đã trả bao nhiêu, gặp chuyện thì gọi ai.
- Lưu số điện thoại của người ở vào máy mình, và số của chủ vào máy người ở, đặt tên dễ tìm.
- Sáng ngày đi, gọi người ở một lần xem đã mang giấy tờ, đã có định vị chưa.
Năm việc này mất chừng mười lăm phút, đổi lại người ở đến nơi tự tin, không phải đứng chờ ai đó bên kia gọi lại. Phần lưu xác nhận có bài riêng, ở đây chỉ nói chỗ khác biệt khi người ở không phải là mình.
Khi người ở là người lớn tuổi
Đặt cho bố mẹ lên vùng hồ là trường hợp đáng làm kỹ nhất. Chọn nơi ở có phòng tầng trệt hoặc lối đi ít bậc, hỏi đường từ chỗ đậu xe vào phòng có dốc không, phòng tắm có tay vịn hay chỗ ngồi không. Nói rõ với chủ người ở bao nhiêu tuổi, đi lại thế nào, để chủ xếp căn phù hợp và để ý giúp.
Đường lên vùng hồ có đoạn quanh co, người lớn tuổi dễ mệt. Nếu các cụ đi xe khách hay xe hợp đồng, hỏi chủ có nhận đón ở điểm dừng gần nhất không, và chốt giờ cụ thể. Đừng để các cụ tự tìm đường từ trục chính vào nơi ở trên đồi, nhất là chiều tối.
Cuối cùng, cho chủ số điện thoại của người đặt như liên lạc khẩn cấp. Ở vùng hồ, trạm y tế và cơ sở khám chữa bệnh không ở sát nơi ở nào cũng có; chủ biết gọi ai khi các cụ không khoẻ là một lớp an toàn đáng có.
Tối hôm đầu, gọi các cụ một lần hỏi phòng có đủ ấm không, nước nóng dùng được chưa, đã ăn tối chưa. Có gì chưa ổn, người đặt nhắn chủ ngay trong buổi tối, vì người lớn tuổi thường ngại làm phiền chủ và chịu đựng đến sáng.
Câu hỏi thường gặp
Đặt phòng hộ có cần người đặt có mặt khi nhận phòng không?
Thường là không. Người ở mang giấy tờ của mình và xuất trình xác nhận là đủ. Người đặt chỉ cần nghe máy được trong khung giờ khách đến, phòng khi chủ cần đối chiếu thông tin hay hỏi về phần tiền còn lại.
Đặt qua ứng dụng thì ghi tên ai?
Phần lớn ứng dụng tách tên người đặt và tên khách lưu trú. Điền tên người thật sự sẽ ở vào ô khách lưu trú. Nếu ứng dụng chỉ có một ô tên, nhắn thêm cho cơ sở để báo tên người ở và số điện thoại của họ.
Người ở có đổi ngày được không nếu người đặt là người khác?
Trên ứng dụng, chỉ tài khoản đã đặt mới thao tác đổi, huỷ được. Người ở cần báo người đặt làm. Với đặt thẳng, chủ thường nói chuyện được với cả hai, nhưng nên thống nhất trong nhà ai có quyền quyết để chủ không nhận hai yêu cầu khác nhau.
Đặt cho khách nước ngoài cần báo cơ sở gì trước?
Họ tên đúng như hộ chiếu, quốc tịch, ngày đến và ngày đi, để cơ sở chuẩn bị khai báo lưu trú. Nhắc khách mang hộ chiếu bản gốc. Hỏi cơ sở có người nói được tiếng Anh không; nếu không, người đặt nên giữ vai phiên dịch qua điện thoại.
Có nên chuyển cọc thay cho người ở không?
Được, nhưng nhắn chủ rõ khoản cọc là của ai, cho đơn nào, và lưu biên nhận. Khi cần hoàn cọc, chủ sẽ hoàn về tài khoản đã chuyển, nên người đặt là người theo dõi khoản này chứ không phải người ở.
Bố mẹ không dùng điện thoại thông minh thì làm sao?
Viết tay một tờ thông tin gồm tên nơi ở, tên chủ, số điện thoại, giờ nhận phòng, khoản đã trả. Người đặt giữ vai liên lạc với chủ, và nhờ chủ gọi lại cho mình khi các cụ đến nơi.